卒団式は、子どもたちの成長と努力を称える感動的なイベントです。成功させるためには綿密な準備が必要です。ここでは、卒団式の準備を詳しく説明します。
1. 卒団式の日時と場所の決定
日時の決定前に式の内容を検討
- 検討する内容: どのような式にするのかを検討します。式のテーマやプログラム内容、スピーチの順番などを決めるために、以下の記事を参考にしてください: 卒団式ってなに？初めての親にもわかる意義と進行方法を解説
日時の決定
- 時期の設定: 卒団式の大まかな時期（例：11月）を決定します。
- 具体的な日時の決定: チームのスケジュールや他の行事との兼ね合いを考慮し、具体的な日時を決定します。
- 最終調整: 各家庭の予定も考慮し、最終決定を行います。
場所の選定
- 式の場所選び: 式の場所（室内会場や屋外グラウンド）を選定します。
- 会場予約: 会場の予約と確認を行います。室内の場合は椅子や音響設備の準備、屋外の場合は天候対策を考慮します。
- お食事会場の確保: お食事会の場所も同時に確保します。子供たちが楽しくワイワイやっても問題のないところが良いでしょう。
2. 準備委員会の結成と役割分担
準備委員会の結成
- 父母会中心の組織: 父母会を中心に、卒団生の父母を除いた親たちで役割を決めます。
役割分担
- 会計担当: 予算を配分し、各担当者に予算を与えます（通常、父母会の会計担当が引き受けます）。
- 会場担当: 会場の飾り付け、椅子の配置、誰がどこに座るのか検討、等を担当します。
- プログラム担当: 式次第の作成、スピーチの順番、タイムテーブルの管理を担当します。
- スピーチ担当: 卒団式に誰がスピーチをするかを決め、あらかじめ依頼します。
- 出欠担当: 出欠の確認をします。式の出欠、お昼の食事の数も確認し、食事担当と情報共有します。
- 食事担当: お食事会の手配、メニューの選定、飲み物の準備を行います。
- 記念品担当: 記念品の準備、卒団生へのメダルや記念品の手配を担当します。
- 卒団証書準備担当: 卒団証書を準備し、当日の卒団証書授与のサポートを行います。名前が間違えていないかダブルチェックを行いましょう。余裕があれば、卒団証書の内容（文章）は一律ではなく、一人一人に向けた個別の文章にしてもいいです。
- 卒団ムービー・卒団DVD制作担当: 卒団生の思い出の写真やビデオを集め、ムービーを制作します。人数に余裕があれば、この担当者は他の役割を持たないようにすることも検討しましょう。
- 音響担当: 卒団式中に音楽を流すシーンを担当します。
- 照明担当: 卒団式中に照明を操作する場合は担当します。
- 撮影担当: 写真や動画を撮影する担当者を決めます。複数人でいろいろな角度から撮影します。
- 司会担当: プログラムに沿ってコメントを行い、サポートする方たちと連携します。式当日は司会者の力量で厳かかつ面白く行うことができるでしょう。
- 受付担当: 参加者の受付を担当します。
- 親子試合の球審: 親子試合の進行をスムーズに行うために球審を担当します。
3. 各担当の詳細な役割と準備
卒団式の成功には、各担当者がしっかりと役割を理解し、準備を進めることが重要です。以下に、各担当の詳細な役割と具体的な準備事項を説明します。
会計担当
役割
- 予算の管理と配分を行います。通常は父母会の会計担当が引き受けます。
準備と進行
- 予算設定: 卒団式全体の予算を設定し、各担当に割り振ります。
- 支出管理: 支出を記録し、予算内で収めるように管理します。
- 収支報告: 式終了後に収支報告を行います。正確な記録を残すことが重要です。
会場担当
役割
- 会場の飾り付け、椅子の配置、座席の決定を担当します。
準備と進行
- 会場設営: 式当日の朝に集合し、会場の飾り付け、椅子の配置を行います。特に卒団生や来賓の座席を事前に決定し、名前札を準備します。
- 装飾品の準備: バルーン、花、横断幕などの装飾品を準備し、会場を華やかにします。アイディアの見せ所です。
- リハーサル: 事前に他担当者と全体のリハーサルを行い、進行に問題がないか確認します。
プログラム担当
役割
- 式次第の作成、スピーチの順番、タイムテーブルの管理を担当します。
- ほかの全ての担当者とタイムテーブルを共有します。
準備と進行
- 式次第作成: 式の流れを決定し、プログラムを作成します。各スピーチの順番やタイムテーブルを詳細に記載します。
- スピーチ依頼: スピーチを依頼する人物とその順番を決定し、スピーチ担当者と情報共有します。
- タイムキープ: 式当日はタイムテーブルに従って進行を管理し、時間通りに進めます。
スピーチ担当
役割
- 卒団式に誰がスピーチをするかをプログラム担当者と確認し、あらかじめ依頼します。
- 卒団ムービーに入れるメッセージを卒団ムービー担当者と確認し、依頼します。
準備と進行
- スピーチ依頼: 各スピーチ担当者に事前に依頼し、内容の確認を行います。
- 卒団ムービー原稿依頼: 卒団ムービー用原稿を依頼、回収し内容が適切であるかをチェックし、卒団ムービー担当者に期日までに渡します。
- リハーサル: スピーチのリハーサルを行い、スピーチする方がスムーズに移動進行できるようサポートします。
出欠担当
役割
- 出欠の確認を行い、会場担当者や食事担当者等と情報を共有します。
準備と進行
- 出欠確認: 参加者の出欠を確認し、リストを作成します。
- 食事の数確認: 食事の数を確認し、食事担当と情報を共有します。
- 最終確認: 式当日に再度出欠を確認し、参加者リストをアップデートします。
食事担当
役割
- お食事会の手配、メニューの選定、飲み物の準備を行います。
準備と進行
- メニュー選定: 子どもたちが喜ぶメニューを選定し、業者と交渉します。小さな子供が出席することもありますので、考慮します。
- 食事手配: お弁当やケータリングの手配を行い、数量を確認します。
- 配膳準備: 式当日は食事の配膳をスムーズに行えるよう準備し、飲み物の用意もします。
記念品担当
役割
- 記念品の準備、卒団生へのメダルや記念品の手配を担当します。
準備と進行
- 記念品選定: 卒団生が喜ぶ記念品を選定し、発注します。
- メダル準備: 卒団生一人一人にメダルを準備し、名前やメッセージを刻印します。
- 贈呈準備: 式当日にスムーズに贈呈できるよう、記念品を整理し、準備します。
卒団証書準備担当
役割
- 卒団証書を準備し、当日の卒団証書授与のサポートを行います。
準備と進行
- 証書作成: 卒団生一人一人に向けた卒団証書を作成します。名前が間違っていないかダブルチェックまたはトリプルチェックを行います。
- 授与準備: 卒団証書の授与順を決定し、スムーズに進行できるように準備します。
- リハーサル: 授与のリハーサルを行い、スムーズに進行できるようにします。
卒団ムービー・卒団DVD制作担当
役割
- 卒団生の思い出の写真やビデオを集め、ムービーを制作します。
- 出来上がったムービーは卒団式で上映するとともに、DVDにして卒団生にプレゼントします。
準備と進行
- 素材収集: 卒団生の写真やビデオを収集し、編集素材として準備します。
- ムービー編集: 動画編集ソフトを使用し、思い出をまとめたムービーを制作します。
- 上映準備: 式当日にムービーを上映できるよう、機材の準備とテストを行います。
音響担当
役割
- 卒団式中に音楽を流すシーンを担当します。
準備と進行
- 音楽選定: 式中に使用する音楽を選定し、プレイリストを作成します。
- 機材準備: スピーカーやマイクの準備を行い、音響機材のテストを行います。
- 進行サポート: 式の進行に合わせて音楽を流し、スムーズな進行をサポートします。
照明担当
役割
- 卒団式中に照明を操作する場合は担当します。
準備と進行
- 照明計画: 式中に使用する照明の計画を立て、リストを作成します。
- 機材準備: 照明機材の準備とテストを行います。
- 進行サポート: 式の進行に合わせて照明を操作し、効果的な演出を行います。
撮影担当
役割
- 写真や動画を撮影する担当者を決めます。複数人でいろいろな角度から撮影します。
準備と進行
- 機材準備: カメラやビデオカメラの準備を行い、バッテリーやメモリーカードを確認します。
- 撮影計画: 式中の撮影ポイントを計画し、担当者ごとに役割を分担します。
- 撮影サポート: 式の進行に合わせて撮影を行い、重要なシーンを逃さないようにします。
司会担当
役割
- プログラムに沿ってコメントを行い、サポートする方たちと連携します。
準備と進行
- コメント準備: プログラムに沿ったコメントを準備し、適切なタイミングで進行をサポートします。
- リハーサル: 式前にリハーサルを行い、スムーズな進行を確認します。
- 当日進行: 式当日は司会者の力量で厳かかつ面白く進行します。
卒団生誘導担当
役割
- 卒団生の入場や退場、プログラム進行に合わせて卒団生を誘導します。
準備と進行
- リハーサル: 卒団生の入場・退場、プログラム進行のタイミングを確認し、リハーサルを行います。
- プログラム確認: プログラムの進行に合わせて、卒団生がスムーズに移動できるようにタイミングを把握しておきます。
- 当日誘導: 式当日に卒団生のそばで、「立ってください」「○○君、入場してください」などの指示を出し、スムーズに進行するようにサポートします。
受付担当
役割
- 参加者の受付を担当します。
準備と進行
- リスト作成: 参加者のリストを作成し、受付用の名札やプログラムを準備します。
- 受付準備: 受付デスクを設置し、必要な資料や備品を準備します。
- 受付対応: 式当日に参加者を受付け、案内します。
親子試合の球審
役割
- 親子試合の進行をスムーズに行うために球審を担当します。
準備と進行
- ルール確認: 試合のルールを確認し、簡単な説明を事前に参加者へ共有します。
- ユニフォーム準備: 必要に応じて球審用のユニフォームや道具を準備します。
- 試合進行: 試合当日は、親子対決試合の進行をスムーズに行い、盛り上げ役としても活動します。試合を楽しませるための柔軟なジャッジを行います。
まとめ
卒団式は、子どもたちの成長を祝う大切なイベントです。綿密な準備と計画が成功の鍵となります。役割分担、詳細な式次第とタイムテーブルの作成、スピーチと卒団ムービーの準備、そして当日の設営とリハーサルをしっかりと行い、感動的な卒団式を迎えましょう。
さらに詳しい卒団式の進行方法やアイデアについては、以下のリンクもご覧ください：
- 卒団式準備に役立つ！
- 卒団ムービーに使えるぴったりな曲 第1弾
- 卒団ムービーに使えるぴったりな曲 第2弾
- 卒団式のスピーチの作り方と例文
- 卒団式ってなに？初めての親にもわかる意義と進行方法を解説
- 卒団式
準備と計画をしっかり行い、子どもたちにとって最高の卒団式を迎えられるように、頑張ってください！
コメント