少年野球チームの父母会では、会計はチーム運営において重要な役割を担う三役の一つです。しかし、いざ引き受けると、「どう進めたらいいのか」「何に気をつければいいのか」など、不安に思う方も多いのではないでしょうか。そこで、この記事では、1年間の基本的な会計業務の流れを詳しく解説していきます。
どのチームも基本的な流れは同じだと思いますので、この記事を参考に、前年度の会計担当者から引き継いだ内容に沿って運営してください。
父母会の会計業務の1年の流れ
父母会の会計業務は1年間で大体の流れが決まっています。初めて会計を担当する方は事前に全体の流れを把握しておくと安心です。以下は基本的な1年の流れです。
1. 前年度からの引き継ぎ
最初に前年度の会計担当者から引き継ぎを受け、必要な書類や帳簿、予算データ、お金などを確認します。会計ノートや出納帳の内容、予算案、支出項目などを見せてもらいながら、どのようなポイントに注意するかを教えてもらいましょう。
引き継ぎの際に確認すること：
- 資料やデータを一通り目を通して理解する
- 前年度の予算案と実績を見比べる
- 支出や残高、繰越金の内容を確認する
特に引き継ぎ資料は後々の会計業務の参考になるので、しっかりと保管しておくことが大切です。
2. 予算案の作成と承認
次に1年間の活動に必要な費用を見積もり、予算案を作成します。
予算案とは？
予算案とは、1年間の収入と支出の計画表です。部費や寄付金などの収入と、試合・練習の消耗品費、イベント費用、交通費などの支出を整理して、全体のバランスをとりながら作成します。
予算案を作成する際には、前年度からの繰越金（予算が余って次年度に繰り越すお金）を確認し、できるだけ同じくらいの金額を次年度に繰り越せるように調整します。繰越金があると予想外の支出や急な費用にも対応しやすくなるため、計画的に予算を組んでおきましょう。
注意点：
- 前年度の実績を参考にして無理のない予算を設定する
- 繰越金を多く残しすぎず、適度に調整することも重要です
予算案を作成したら、まず会長・副会長に確認してもらい、その後、父母会全体の会議で承認を得て、正式な予算案として運用を開始します。
3. 部費の集金
予算案が承認されたら、次は各家庭から部費を集めます。年会費、月会費、または大会ごとの集金など、集め方はチームごとに異なりますが、正確な記録と管理が重要です。
注意事項：
- 部費を受け取ったら、その場で相手と一緒に金額を確認しましょう。
- 必ず記録を残し、二重請求を防ぐために、日付・金額・相手の名前を正確にメモします。
- もしも誤って二重請求してしまうと、信頼を失う可能性があるので注意が必要です。
なるべく銀行振込を使うと、管理がしやすくなりますが、現金を扱う場合は慎重に記録を残してください。
4. 日々の収支管理（出納帳の記録）
収支管理では、出納帳を丁寧に記録することが大切です。日々の収支をしっかりと把握することで、トラブルを未然に防ぐことができます。
コツ：
- お金の出入りがあったら、すぐに記録することが最も重要です。
- 後でまとめて記入しようとすると、金額や内容を忘れ、後々面倒になります。
- Excelなどを使うと、管理がしやすくなります。
5. 必要なものの購入と支払い
父母会では、チーム運営に必要な物品（ボール、ユニフォーム、イベント用具など）を購入することも会計の仕事です。実際に購入する際には、どの商品が最適かを慎重に選ぶ必要があります。
注意点：
- ネットで購入する際は、楽天やAmazonなど複数サイトをチェックし、一番使いやすいものを選びましょう。
- 「テントを買ってください」と言われても、どれも似たようなものに見え、悩むことも多いです。
- そんなときは、信頼できるレビューを参考にし、コストパフォーマンスや使用目的に合ったものを選びます。
おすすめ商品リストを紹介
以下のリンクで、私が実際に購入してよかったおすすめ商品を紹介していますので、参考にしてください。チームの道具と備品
6. イベントの会計管理
親睦会や卒団式などのイベント費用も、別途予算を組んで管理します。イベントの会計は、一つ一つの費用を記録し、全体のバランスを見ながら進めることが大切です。
卒団式の例：
- 式典会場の予約、プレゼント代、食事の手配など
- 各項目の見積もりを事前に取り、全体の予算を把握しておくことがポイントです
7. 年度末の会計報告と承認
年度末になったら、1年間の収支をまとめ、会計報告書を作成します。収支が合っているか、全体を再確認し、透明性を保つことが重要です。会長・副会長の承認を得た後、父母会全体の会議で報告します。
8. 次年度への引き継ぎ
最後に、次年度の会計担当者へ引き継ぎを行います。帳簿やデータ、予算案をすべて整理して引き渡し、次年度がスムーズにスタートできるようにサポートします。
会計が頼まれるチームの道具や備品のお勧めはチームの道具と備品を参考にしてください
会計は大金を扱うため、非常に神経を使う仕事です。そんな大切な役割を任されるのは、周りの皆さんから「信頼されている証拠」です。その信頼を裏切らないよう、透明で明確な会計管理を心がけましょう。最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、一つずつ丁寧に進めれば必ずできるようになります。チーム全体を支える大切な仕事として、自信を持って取り組んでくださいね。頑張ってください！
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